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Arquivo que vale a história de Venâncio Aires

por: Folha do Mate
Data: 09/05/2013 | 11:08

Eles registram atos, propostas, leis de Venâncio Aires. Juntos, detém uma história de quase 122 anos. Os documentos oficiais do Município, há mais de 25 anos são guardados em uma mesma sala. Um espaço que não suporta mais arquivos. Não há um levantamento de quantos documentos estão guardados, mas só em leis, são mais de 5 mil.


Em um ambiente escuro, com corredores apertados e prateleiras de madeira, é guardado um patrimônio impagável. Embora todas as caixas de arquivo estejam devidamente identificadas por tipo de arquivo e data, o espaço tem pouca ventilação e não conta com  nenhuma medida de segurança. Não há nenhum extintor de incêndio no local, por exemplo.


Visando melhor conservar os documentos públicos, conforme determina lei federal, a prefeitura deu um grande passo, nesta semana, com a aprovação de projeto que cria o arquivo público do Executivo de Venâncio Aires. O órgão será vinculado à Secretaria Municipal de Administração.
Demanda diagnosticada pelo grupo do Programa Gaúcho de Qualidade e Produtividade (PGQP), em 2009, a criação do arquivo vai garantir, pela primeira vez na história do município, um novo rumo à gestão documental da prefeitura. Já estão sendo trabalhadas políticas para conservar e dar um destino correto para documentos que eram produzidos e recebidos há décadas, sem a devida preocupação com conservação, produção consciente, e eficiência de um plano de descarte. Além da criação do arquivo, o projeto de lei aprovado pelos vereadores segunda-feira, 6, cria a Comissão Permanente de Avaliação Documental (Copad), que hoje existe de forma provisória.


A criação do arquivo público ocorre paralelamente às reformas do pavimento térreo da prefeitura e acompanha o projeto de modernização da Administração. Com isso, a sala de arquivos será totalmente remodelada, ganhará novas prateleiras e também um arquivista concursado para gerenciar o acervo. O concurso ainda não tem previsão para ser realizado, mas a expetativa da secretaria de Administração é de que o processo seletivo seja realizado em 2014. Hoje cada secretaria designa um agente administrativo para essa atividade. Além do arquivo centralizado na prefeitura, por conta da falta de espaço, nos últimos anos, cada setor passou a criar o próprio arquivo.

 

INÉDITO


Secretário Municipal de Administração, Leandro Pitsch observa que nestes mais de 100 anos, com mudanças de salas e prédios, muitos documentos podem ter sido perdidos entre um governo e outro. Preocupados com essa manutenção e conservação e ainda, tendo como meta a informatização e a transparência de todas as atividades públicas, a equipe administrativa passou a dar prioridade para o assunto. “Queremos construir um espaço para que nossos netos, bisnetos possam ter acesso a documentos que pertencem a cada um de nós, cidadãos”, afirma. Segundo o titular da pasta, uma das ações será garantir a segurança destes documentos.


Segundo ele, além da reforma do prédio e a contratação do arquivista, será feito o descarte por tempo de guarda e se pretende apostar na digitalização dos arquivos, mas isso, explica, depende de recursos. “Queremos garantir não apenas a transparência das leis atuais, mas do que foi e fez nossa história. É  público”, salienta.


Coordenadora de Qualidade do PGQP e membro da comissão especial, Marinete Bortoluzzi, destaca que a maioria dos municípios do Rio Grande do Sul, não têm arquivos de documento institucionalizados. No início do ano, um grupo de servidores da prefeitura, participou de treinamento de arquivação e das 60 cidades representadas, apenas Venâncio Aires tinha em mãos um projeto regulamentando a criação de um arquivo público, no estado. Segundo ela, o órgão vai dar o tratamento e o  acondicionamento ideal de documentos de guarda permanente e histórica, o que propiciará que as secretarias, departamentos e setores da prefeitura sejam desafogadas e tenham o arquivo como um local mais dinâmico de pesquisa.